Datenschutz­erklärung für das Kundenportal

Stand: November 2026 · This page is available in German only.

01Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Kundenportal All-X (all-x.gerber-techdoc.de) ist:

Diese Erklärung gilt für das Kundenportal: Anmeldung, Konto, Projekte, Hochladen und Herunterladen. Für die öffentliche Startseite von All-X gilt die Datenschutzerklärung von gerber-techdoc.de. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter den Kontaktdaten oben.

02Hosting und Server-Logfiles

Das Portal wird bei einem technischen Dienstleister mit Serverstandort in Deutschland gehostet. Bei jedem Aufruf übermittelt dein Browser automatisch Daten an den Server, die dort in Protokolldateien (Logfiles) gespeichert werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• die Seite, von der du kommst (Referrer)
• Browser und Betriebssystem
• übertragene Datenmenge und Statuscode

Diese Daten werden benötigt, um das Portal auszuliefern, seinen stabilen Betrieb zu sichern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

03Verschlüsselung

Die Verbindung zum Portal ist per TLS verschlüsselt. Du erkennst das an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol deines Browsers.

04Dein Zugang

Deinen Zugang legen wir im Rahmen der Zusammenarbeit mit deinem Unternehmen an. Dafür verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, den Namen deines Unternehmens und die gewählte Sprache. Du bekommst eine Einladung per E-Mail und legst dein Passwort selbst fest. Wir speichern es nur als nicht umkehrbaren Hashwert, außerdem den Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist, die mit deinem Unternehmen vereinbarte Leistung zu erbringen. Bist du selbst unser Vertragspartner, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Angaben können wir dir keinen Zugang einrichten. Wir löschen deinen Zugang, wenn die Zusammenarbeit endet oder du es verlangst, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

05Anmeldung und Sicherheit

Damit niemand Unbefugtes in dein Konto gelangt, protokollieren wir Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Passwortänderungen und vorübergehende Sperren mit Zeitpunkt, E-Mail-Adresse und IP-Adresse. Nach mehreren Fehlversuchen sperren wir den Zugang für die betreffende IP-Adresse vorübergehend. Über „Passwort vergessen“ schicken wir einen Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse, er ist zwei Stunden gültig.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit des Portals und deiner Unterlagen. Die Einträge werden nach 180 Tagen gelöscht.

06Deine Unterlagen

Stücklisten, Lieferantenunterlagen und andere Dateien, die du hochlädst, speichern wir auf den Servern unseres technischen Dienstleisters in Deutschland, getrennt nach Unternehmen und Projekt. Zu jedem Projekt speichern wir außerdem Kommission, Bezeichnung, deine Bemerkung, den Bearbeitungsstand mit Verlauf und wer welche Datei hochgeladen hat. Andere Kunden sehen davon nichts.

Wir verarbeiten die Unterlagen ausschließlich, um die beauftragte Leistung zu erbringen (Rechtsgrundlage wie unter 04). Meist enthalten sie nur technische Angaben. Stehen darin personenbezogene Daten Dritter, zum Beispiel Namen oder Kontaktangaben, verarbeiten wir sie im Auftrag deines Unternehmens. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den wir dir auf Anfrage zur Verfügung stellen.

Projektunterlagen bewahren wir für die Dauer der Zusammenarbeit auf, darüber hinaus nur, soweit es vertraglich vereinbart ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Auf Wunsch löschen wir sie nach Abschluss eines Projekts.

07KI-gestützte Auswertung

08E-Mails

Das Portal schickt dir E-Mails, die zur Leistung gehören: Einladung, Eingangsbestätigung, Hinweise zum Bearbeitungsstand, Rückfragen, Fertigmeldung und, wenn du ihn anforderst, einen Link zum Zurücksetzen des Passworts. Werbung oder Newsletter verschicken wir nicht. Die E-Mails sind reiner Text, ohne Zählpixel oder Verfolgungslinks.

E-Mails werden über die Server von IONOS SE (Montabaur) übertragen und gespeichert. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Damit wir Zustellprobleme erkennen, protokollieren wir Empfänger, Betreff und Zeitpunkt jeder Nachricht. Diese Einträge werden nach 180 Tagen gelöscht.

09Cookies

Im Portal setzen wir nur Cookies, die für die von dir genutzten Funktionen unbedingt erforderlich sind:

• Anmeldung: hält dich angemeldet, bis du dich abmeldest, längstens 14 Tage.
• Sprache: merkt sich die Sprache, wenn du sie im Portal wählst, bis zu 12 Monate.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Analyse-, Tracking- oder Werbedienste sowie Schriften und Skripte von fremden Servern setzen wir nicht ein.

10Empfänger deiner Daten

Deine Daten erhalten nur

• der technische Dienstleister, der das Portal betreibt und die Unterlagen speichert, und
• der E-Mail-Anbieter für die Benachrichtigungen,

jeweils als Auftragsverarbeiter und weisungsgebunden, sowie für die Auswertung deiner Unterlagen der Anbieter der KI-gestützten Werkzeuge (siehe 07). Darüber hinaus geben wir deine Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

11Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

12Keine automatisierten Entscheidungen

Die KI-gestützte Auswertung bereitet Ergebnisse nur vor. Geprüft und entschieden wird von Menschen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.